Požadavek normy:

Dokumentace systému EMS musí obsahovat:

• environmentální politiku,
• cíle a cílové hodnoty,
• popis rozsahu systému EMS,
• popis hlavních prvků systému EMS, jejich vzájemnou interakci a odkaz na navazující dokumentaci,
• normou požadované dokumenty a záznamy,
• dokumenty a záznamy, stanovené organizací jako nezbytné, k zajištění účinného plánování, fungování a řízení procesů, které se týkají významných environmentálních aspektů.

Dokumenty: 

=    viz dokumenty zmiňované v ostatních bodech (např. environmentální politika, cíle a cílové hodnoty, popis rozsahu systému, programy, popisy odpovědností, informace o environmentálních aspektech, postupy, informace o procesech, organizační schémata, havarijní plány apod.)

Záznamy:

=    viz záznamy zmiňované v ostatních bodech 

Komentář:

Pro efektivní fungování systému EMS musí organizace vytvořit a udržovat odpovídající dokumentaci. Jednotlivé požadované dokumenty jsou zmíněny u jednotlivých požadavků normy (tj. v bodech 4.1 až 4.6). Účelem této dokumentace je poskytovat potřebné informace pracovníkům a dalším zainteresovaným stranám. Dokumentace by měla být zpracována a následně udržována způsobem, který respektuje zvyklosti a potřeby organizace, má doplňovat nebo zlepšovat její informační systém.  Rozsah dokumentace není stanoven, měl by ale efektivně a dostatečně popsat vytvořený sytém EMS.

Dokumentace může být zpracována v libovolné podobě (listinné, elektronické, intranetové apod.), která je použitelná, čitelná a přístupná pro ty, kteří potřebují informace v ní obsažené. Elektronická verze má výhody v jednodušším udržování aktuálnosti, v možnosti řízeného přístupu apod.

Organizace se může rozhodnout pro různou podobu dokumentace - např. ve formě příručky a odkazů na příslušnou další dokumentaci.

V základní dokumentaci musí být vyjádření rozsahu systému EMS. Rozsah musí být stanoven jednak věcně, tj. ve vztahu k procesům a činnostem organizace a jednat místně, tj. ve vztahu k umístění objektů a zařízení (viz. bod 4.1).

Norma striktně nepožaduje základní dokument (příručku) pro systém EMS, jak je to vyžadováno u systému řízení jakosti podle ISO 9001 (příručka jakosti). V praxi se však nejčastěji vyskytuje struktura dokumentace odvozená ze systémů řízení jakosti.

1. vrstva dokumentace: příručka

2. vrstva dokumentace: směrnice

3. vrstva dokumentace: pracovní postupy a instrukce

Dokumentace externího původu

V organizaci se zavedeným systémem řízení jakosti je možné využít tuto formu a integrovat potřebné informace do příručky jakosti. Úprava příručky jakosti rozšířením o environment vyžaduje jednoduchou a srozumitelnou formu, aby bylo zřejmé, jaký rozsah bude systém EMS zahrnovat a jakým způsobem je v interakci se systémem řízení jakosti a jak budou aplikovány ostatní požadavky normy ISO 14001.

Příručka by měla zohledňovat rozsah a složitosti procesů organizace a měla by současně poskytovat stručný, ale jasný přehled o uplatnění systému EMS v organizaci.

Příručka systému EMS by měla obsahovat:

• popis rozsahu a hloubky systému organizace (předmět a vymezení systému) - místně i ve vztahu k činnostem a životnímu prostředí,
• popis základních prvků EMS a jejich vzájemnou součinnost a interakci i s ostatními systémy vyjádřenými identifikovanými dokumentovanými procesy,
• základní strukturu organizace, klíčové funkce a jejich odpovědnosti v EMS a jejich odbornou způsobilost,
• strukturu a rozdělení dokumentace, přístup a odkaz na související dokumentaci.

 

Při tvorbě základního dokumentu by měly být vyjasněny:

• vztahy a vazby mezi jednotlivými prvky systémů řízení v organizaci,
• formy a vztahy jednotlivých dokumentací v organizaci.
• vztahy environmentální politiky k ostatním politikám organizace,
• aplikace jednotlivých prvků normy ISO 14001 k zavedenému systému řízení organizace,
• identifikace a popis všech navazujících dokumentů organizace.

Praktickým základem systémové dokumentace je obvykle tzv. druhá vrstva, která je nejčastěji naplněna organizačními normami ve formě směrnic, technicko-organizačních postupů (TOP) apod., ve kterých jsou rozpracovány podrobněji jednotlivé požadavky normy a ostatních požadavků, resp. popis uplatňování jednotlivých procesů v organizaci.

Dvě základní vrstvy dokumentace - příručka a směrnice - popisují základní procesy a postupy v organizaci. Dále systém EMS přímo doplňuje provozní dokumentace, která zahrnuje jednak provozní postupy k jednotlivým výrobním a obslužným činnostem a jednak zahrnuje dokumentaci k provozům a zařízením (např. provozní a havarijní řády). Dále jsou to dokumenty, které byly zpracovány na základě požadavků zejména relevantních právních předpisů (provozní řády skladů, provozní řády děl apod.) a které se také zařadí do systému dokumentace EMS. Provozní dokumentace by měla být na základě požadavků systému EMS doplněna o informace o jednotlivých environmentálních aspektech a zejména jejich dopadech na životní prostředí spolu s požadavky, které vyplývají z požadavků právních předpisů a jiných požadavků na prováděné činnosti.

Nedílnou součástí dokumentace EMS jsou i další dokumenty, které jsou externího původu a to zejména postupy pro řízení a údržbu zařízení a strojů (návody k použití) zpracované dodavatelem. 

Častý problém: 

• Rozsah dokumentace není přiměřený rozsahu přijatého systému EMS.
• Nedostatky související s dokumentací již zmíněné v bodech 4.1 až 4.6, např. není v dokumentované formě:
  • environmentální politika, cíle nebo cílové hodnoty,
  • popis rozsahu systém EMS, popis hlavních prvků systému,
  • významné environmentální aspekty (např. registr EA),
  • odpovědnosti a pravomoci,
  • záznamy o výcviku, podněty od externích stran a reakce na ně,
  • postupy pro řízení situací s významným environmentálním dopadem,
  • informace o monitorování,
  • záznamy o periodickém hodnocení souladu s požadavky,
  • záznamy o přezkoumávání systému vedením apod.