1 Činnosti probíhající během interního auditu
Interní audit je proces skládající se z posloupnosti několika na sebe navazujících činností. 6 základních kroků každého auditu je zobrazeno na následujícím schématu:
Zahájení auditu
Přezkoumání dokumentů
Příprava na on-site audit
Provádění on-site auditu
Příprava, schválení a distribuce zprávy z auditu
Ukončení auditu
2 Příprava pracovních dokumentů
Mezi pracovní dokumenty používané pro provádění interního auditu lze zařadit: checklisty (auditní dotazníky), plány pro vzorkování, formuláře pro záznam zjištění učiněných při auditu, ... Většinou se nejedná o dokumenty, které by bylo třeba uchovávat a archivovat.
Nezbytnou součástí přípravy na audit je seznámení auditora se základy organizačního uspořádání firmy/ procesu - auditní tým musí zmapovat odpovědnosti za jednotlivé činnosti v prověřovaném útvaru a toky informací (interní zákazník, interní dodavatel).
2.1 Auditní dotazník
Dobře připravený dotazník je základem pro úspěšné provedení prověrky. Podrobnost dotazníku však záleží na zkušenostech interního auditora - začátečník bude mít k dispozici velmi podrobně připravené otázky, zkušenému auditorovi postačí několik nezbytných bodů (poznámek), na které má být prověrka zaměřena.
Při přípravě auditního dotazníku se zpravidla vychází ze standardního dotazníku zpracovaného dle požadavků normy, který se v rámci přípravy na audit dále rozvíjí pro specifické případy podle typu procesu, resp. podle stavu zavedení a fungování systému řízení.
Při sestavování auditního dotazníku není vhodné zapomenout na to, že poznámky budou využity pro závěrečné shrnutí a přípravu zprávy z auditu. Tudíž je vhodné nechat prostor pro zaznamenání shody/ neshody s požadavky, krátké poznámky ke každému bodu/ otázce, ...
Při vlastním auditu není vhodné auditní dotazník číst. Dotazník by měl sloužit pouze jako vodítko a pro kontrolu, zda se při vlastním auditu na něco nezapomnělo. Promyšlení celého jednání před auditem umožní efektivní využití času určeného k auditu.
2.2 Formulář pro záznam zjištění při auditu
Jedná se o klasický formulář pro sběr dat přizpůsobený potřebám záznamu důkazů zjištěných v průběhu interního auditu. Obsahuje základní identifikaci interního auditu (číslo auditu, rozsah auditu - název auditovaného procesu, identifikaci auditora, resp. auditované oblasti, a prostor pro záznam zjištění).
3 Případová studie
Základní údaje o společnosti:
Společnost VZOR s.r.o. se zabývá výrobou nábytku na zakázku. Zaměstnává 40 zaměstnanců. Systém řízení kvality má certifikován od května 2006.
Příklad auditního dotazníku rozpracování požadavků pro oblast řízení skladů:
Jsou zpracována pro řízení skladů pravidla (existuje dokumentovaný postup)?
Je rozsah a podrobnost dokumentace přizpůsobena charakteru práce?
Jak je proces řízení skladů definován a jak jsou vymezeny vazby na další firemní procesy?
Jaké jsou vstupy a výstupy procesu?
Jsou definována kritéria pro měření a vyhodnocování procesu?
Jsou pro tato kritéria určeny i cílové hodnoty/ intervaly hodnot?
V jakých periodách se proces analyzuje?
Jsou stanoveny kvalifikační požadavky pro pracovníky skladu?
Je jednoznačně vymezena odpovědnost a pravomoci pracovníků skladu?
Jsou pro manipulaci se skladovými položkami používány vhodné manipulační prostředky?
Jsou skladované položky jednoznačně identifikovatelné? Je tato identifikace postačující?
Kdo může odmítnout přijetí dodávky? Na základě jakého zjištění?
Jak je u skladových položek zajištěna identifikace? Je vždy zjistitelné, zda je položka před konrolou/ po kontrole/ shodná/ neshodná?
Jsou definovány podmínky pro skladování jednotlivých položek? Jsou dodržovány? Jakým způsobem? Jsou používaná měřidla kalibrována?
Je k dispozici veškerá potřebná dokumentace (skladové listy, bezpečnostní listy, atesty k produktům, dodací listy, ...)?
