3.1 Účel provádění interních auditů
Při hledání odpovědi na otázku, proč je vhodné provádět interní audity, můžeme vyjít přímo z definice interního auditu. Interní audit je systematický, nezávislý a dokumentovaný proces, jehož cílem je stanovit, zda činnosti v oblasti systému řízení a s nimi spojené výsledky jsou v souladu s plánovanými záměry a zda se tyto záměry realizují efektivně a jsou vhodné pro dosažení nadefinovaných cílů.
Vedení společnosti potřebuje pro řízení a plánování svých činností údaje o chodu firmy obsahující pouze faktické informace:
- interní audity představují systematickou analýzu objektivních skutečností zdokumentovaných formou zprávy z auditu
- tým nezávislých auditorů má být zárukou předání nezkresleného záznamu o prověřovaných skutečnostech (měl by také zaručit odstranění filtrace předkládaných informací na mezistupních řízení)
- vedení má auditem systému řízení zajištěnou kontrolu provádění a účinnosti nápravných opatření
Výsledky interních auditů mají být vstupem pro další zlepšování systému řízení, procesů i produktů. Interní auditoři by měli ve spolupráci s auditovanými proaktivně identifikovat problémy a snažit se o jejich řešení.
3.1.1 Účel prověřování dle typu auditu
Interní audit realizují ve většině případů interní zaměstnanci společnosti. Má přispívat ke stabilizaci systému řízení a k hledání příležitostí pro jeho další zlepšování. Audit se většinou zaměřuje na jednotlivé části systému (procesy, produkty, ...).
Audit u dodavatele je realizován auditory zákazníka a je zaměřen zejména na prověření kvality produkce, resp. systému řízení (jeho dílčích částí).
Certifikační audity provádí certifikační auditoři - prověřují skutečný stav systému řízení za účelem vydání certifikátu. Auditoři sledují především provázanost dokumentovaného systému (zpracovaného zejména dle požadavků norem) a reálně fungujících činností. Velký význam mají zejména v počátcích fungování systému řízení, kdy bývá zjištěn a evidován největší počet nedostatků a neshod.
3.2 Cíle auditů
Audity patří mezi nejúčinnější nástroje implementace, aktualizace a dalšího zdokonalování systémů managementu (kvality, péče o životní prostředí,...). Jejich základním cílem je prověřit shodu systému řízení vybudovaného dle požadavků normy (ISO 9001, 14001, ...). Výstupem z auditu je zpráva o stavu prověřované oblasti, tedy zhodnocení systému řízení a potvrzení shody s požadavky normy. V opačném případě je formulována neshoda a jsou podány podněty ke zlepšování a k přijetí nápravných a preventivních opatření.
Vzhledem k zajištění objektivity informací není možné připustit, aby interní audit prováděl vedoucí prověřovaného oddělení, který je přímo odpovědný za chod daného oddělení. Audit provádí tým kvalifikovaných auditorů, kteří pracují na jiných než prověřovaných pracovištích, tj. nejsou přímo odpovědni za prověřované činnosti. U velkých podniků je výhodné, aby audit prováděli zaměstnanci se stejnou náplní práce, ale např. z jiné pobočky společnosti.
Pro zvýšení účinnosti interních auditů (minimálně v jejich počátcích, kdy je třeba prověřovaným objasnit smysl prověrek a prokázat jejich důležitost) by se měl těchto prověrek účastnit i zástupce vedení společnosti. Účast na auditu poskytuje vedení společnosti nezkreslenou informaci o skutečném stavu systému řízení v prověřovaném oddělení, resp. celé firmě.
3.2.1 Cíle auditů
Konkrétní cíle auditu volí klient auditu. Typickým cílem auditorů je v průběhu auditů:
- prokázat míru shody, resp. neshody prvků systému řízení se specifikovanými požadavky (většinou jsou kritérii pro srovnání požadavky normy ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ...)
- prověřit efektivnost uplatňovaného systému řízení (např. ověřením dosažení stanovených cílů kvality, posouzením naplnění požadavků zákazníků)
- zjistit aktuální stav systému řízení, resp. prokázat jeho zdokonalování (poskytnout jasnou formulaci neshod a doložit stav objektivními důkazy)
- zjistit plnění požadavků technických a legislativních předpisů
- posoudit připravenost systému řízení k certifikaci auditory certifikační společnosti (potvrdit v praxi, že dokumentovaný systém řízení odpovídá požadavkům normy a je aplikován do procesů)
Kromě výše uvedených cílů může klient auditu zvolit i jiné, specifické cíle (např. prověření implementace nově zavedeného informačního systému, zaběhnutí nové technologie, ...).
3.2.2 Cíle auditů definované dle ISO 19011
a) priority managementu (např. certifikace)
b) komerční záměry (smluvní požadavky)
c) požadavky systému řízení
d) požadavky zákonů, předpisů, smluv
e) potřeba hodnocení dodavatelů (způsobilost)
f) požadavky zákazníka (zlepšování)
g) potřeby dalších zainteresovaných stran
h) potenciální rizika organizace (je firma, resp. systém řízení připraven na hrozby?)
3.3 Případová studie
Základní údaje o společnosti:
Společnost VZOR s.r.o. se zabývá výrobou nábytku na zakázku. Zaměstnává 40 zaměstnanců. Systém řízení kvality má certifikován od května 2006.
Vedení společnosti stanovilo pro plánované interní audity tyto cíle (resp. u dozorového auditu volí cíle certifikační auditor):
1) audit výrobního procesu - prokázání shody prováděných činností s požadavky specifikovanými v dokumentaci systému řízení kvality společnosti, nalezení problematických míst v procesu a možností jeho zlepšování, posouzení vhodnosti užívaných metrik, resp. nastavení úrovně přijatelnosti jejich hodnot, ...
2) audit systému řízení kvality - prokázání shody prvků systému řízení kvality s požadavky normy ISO 9001, nalezení problematických míst a možností ke zlepšení (zjednodušení dokumentace, resp. záznamů, nastavení metrik procesů, ...)
3) dozorový audit - prokázání naplnění požadavků v hlavních procesech, prokázání nápravy/ opatření u nalezených neshod/ doporučení ke zlepšení, ...
4) audit procesů nákupu, obchodu - prokázání shody prováděných činností s požadavky specifikovanými v dokumentaci systému řízení kvality společnosti, nalezení problematických míst v procesu a možností jeho zlepšování, posouzení metodiky hodnocení dodavatelů, posouzení kritérií pro hodnocení plnění obchodního plánu, ...
Zdroj: e-ISO.cz
