1 Činnosti probíhající během interního auditu

Interní audit je proces skládající se z posloupnosti několika na sebe navazujících činností. 6 základních kroků každého auditu je zobrazeno na následujícím schématu:

• Zahájení auditu
• Přezkoumání dokumentů
• Příprava na on-site audit
• Provádění on-site auditu
• Příprava, schválení a distribuce zprávy z auditu
• Ukončení auditu

2 Přezkoumání dokumentů

Základním smyslem této fáze je prověření, zda je stávající dokumentace systému řízení ve shodě s kritérii auditu (většinou požadavky ISO 9001, resp. ISO 14001). Přezkoumat je nutné řídicí dokumentaci systému řízení kvality/ environmentu vztahující se k prověřovanému procesu, další navazující dokumenty, záznamy a zprávy z předchozích auditů (včetně následně přijatých opatření). Interní auditoři mají posoudit vhodnost a dostatečnost dokumentů ve vazbě na kritéria auditu (např. je třeba prověřit úplnost dokumentace z pohledu požadavků normy ISO 9001, resp. ISO 14001, ale také formální úplnost textů a provázanost dokumentace na procesy a organizační strukturu firmy).

Při provádění interního auditu na místě je nutné prověřit, zda je dokumentace implementována v praxi (vazba na odpovědnosti specifikované v popisech práce, ...)

Pokud auditoři objeví neshody v dokumentaci vůči kritériím auditu, je třeba přijmout opatření ještě před konáním auditu na místě.

3 Případová studie

Základní údaje o společnosti:
Společnost VZOR s.r.o. se zabývá výrobou nábytku na zakázku. Zaměstnává 40 zaměstnanců. Systém řízení kvality má certifikován od května 2006.

Interní audit 2/2008 Audit systému řízení kvality (prověření dokumentace, spokojenost zákazníka, interní auditu, odpovědnost vedení, ...).

Audit dokumentu OS 5.2 Interní prověrky QMS (viz přiložený soubor)
Prověření dokumentu po formální stránce:
- číslování dokumentu, vazba na celou dokumentaci systému řízení kvality
- zápatí stránky musí obsahovat informaci o tom, že se jedná o elektronicky řízený dokument
- prověření existence zmíněných příloh a formulářů v systému řízení kvality
- u všech činností jsou definovány odpovědnosti za tyto kroky
- ...

Prověření shody dokumentu s kritérii auditu (požadavky ISO 9001):
- Existuje dokumentovaný postup pro řízení interních auditů?
- Existuje program auditů? Je monitorován a přezkoumáván?
- Jsou definována kritéria auditu?
- Kdo stanoví cíle a rozsah auditů?
- Jak probíhá jmenování auditorů?
- Jsou v dokumentovaném postupu vhodně definovány odpovědnosti za jednotlivé činnosti procesu interních auditů?
- Jsou v dokumentovaném postupu stanoveny požadavky na plánování a provádění auditů?
- Jsou vedení společnosti předkládány zprávy o výsledcích interních auditů?
- Jsou stanoveny záznamy, které je třeba v průběhu procesu interních auditů zpracovávat? Jsou záznamy náležitě řízeny (stanovena odpovědnost za jejich zpracování a uložení, definována doba uložení, archivace, ...)?
- ...

Neshody:
- chybí vazba na normu ISO 19011 Směrnice pro auditování systému managementu jakosti a/nebo systému environmentálního managementu
- u vytvoření programu auditů chybí činnosti monitorování a přezkoumání programu auditů (je pouze zmíněno, že má být určeno, zda byly provedeny všechny plánované interní audity)
- ...